Aanpak

De Privacy Quickscan geeft een beeld van de huidige privacy situatie en de gewenste privacy situatie in uw organisatie.

Naar aanleiding van gesprekken en interviews met directie en medewerkers wordt inzicht verkregen in de organisatie en de bewustwording ten aanzien van het onderwerp privacy en het werken met persoonsgegevens. Er wordt onderzocht of er aanvullend branche specifieke relevante wet- en regelgeving is. Vervolgens zal een inventarisatie opgesteld worden naar alle verwerkingen van persoonsgegevens in de in gebruik zijnde (software-)applicaties. Hiervoor is een goed beeld in diverse organisatie processen noodzakelijk. Er wordt in kaart gebracht welke categorieën van persoonsgegevens worden verwerkt, wat de wettelijke grondslag is en wat de bewaartermijnen van de persoonsgegevens zijn. Welke technische- en organisatorische beveiligingsmaatregelen zijn reeds genomen en welke aanvullende maatregelen zijn noodzakelijk? Hoe zijn de rechten van ‘betrokkene(n)’ geborgd in de organisatie en wat moet er nog geregeld worden? Zijn alle verwerkers in kaart gebracht en zijn verwerkersovereenkomsten afgesloten? Is er een verwerkingsregister en een datalekregister met protocol aanwezig?

Naar aanleiding van de uitkomsten uit de Privacy Quickscan zal er een planning gemaakt worden van verplichte AVG activiteiten. 

In deze fase zal een Privacyteam worden samengesteld. De verschillende verplichte activiteiten zullen worden toegewezen aan het Privacyteam en wordt er een planning opgesteld. Onderdeel van het Privacybeleidsplan is het opstellen van een Privacymissie. De Privacymissie dient als moreel privacycompashoe de organisatie vindt dat er met persoonsgegevens moet worden omgegaan.

Uitvoering en oplevering van de verplichte AVG activiteiten.

Organisaties hebben volgens de AVG een verantwoordingsplicht en moeten kunnen aantonen dat de juiste maatregelen zijn genomen om persoonsgegevens te beschermen.

Het voldoen aan de gestelde voorwaarden is één, maar het blijven voldoen aan de voorwaarden is misschien nog wel belangrijker.

Immers iedere onderneming en organisatie verandert in de tijd en zal daarmee vaak ook weer nieuwe verwerkingen van persoonsgegevens invoeren. Die nieuwe verwerkingen moeten ook gaan voldoen aan de AVG. Het is daarom van belang periodiek na te gaan of het Privacybeleid wordt uitgevoerd en voldoende effectief is.